5 padomi, kā kļūt par ideālu biroja administratori
Biroja administratores ikdiena ir pilna izaicinājumu – šis darbs prasa pacietību, labas zināšanas par ikdienas darba organizāciju, līdera spējas un talantu strādāt stresa apstākļos. Ja esi biroja administratore, pilnveido savas prasmes, jo tādējādi tev būs vieglāk strādāt un celsies tava vērtība priekšniecības acīs.
Kā uzlabot savas prasmes un kļūt par ideālu biroja vadītāju? Ieklausies piecos ieteikumos, kurus apkopojis biroja preču izplatītājs „Officeday Latvia”.
1. Uzlabo savas verbālās komunikācijas spējas
Biroja administratorei ir ļoti svarīgi zināt, kā runāt ar cilvēkiem. Daudzos gadījumos tu esi cilvēks, pie kura vēršas ar jautājumiem, tāpēc liela nozīme ir arī tavai spējai uzklausīt. Ja zināsi, kā uzdot jautājumus un saņemt paskaidrojumus, tas palīdzēs tev kļūt efektīvākai savā darbā. Piemēram, ja nesaproti, kā jāveic kāds uzdevums, lūdz paskaidrojumus. Savukārt, ja secini, ka kolēģi nesaprot tavus norādījumus, padomā, kā uzlabot savas komunikācijas spējas.
2. Nenovērtē par zemu rakstiskās saziņas prasmes
Rakstot e-pastu, esi ļoti vērīga – pievērs uzmanību gramatikai un interpunkcijai. Pārliecinies, vai tematā ir pietiekami izsmeļoša informācija, lai pamudinātu e-pasta saņēmēju izlasīt tavu ziņojumu. Noteikti rūpīgi pārlasi savu vēstījumu, pirms nospied sūtīšanas taustiņu. Tev arī jājūt situācija – dažkārt e-pasta sūtīšanas vietā efektīvāk ir sazināties telefoniski vai arī doties pie kolēģa un runāt ar viņu aci pret aci.
3. Iesaisties regulārā komunikācijā ar kolēģiem
Atceries, ka tavs galvenais uzdevums ir nodrošināt efektīvu darbu birojā. Iesaistīšanās regulārā saziņā ar kolēģiem palīdzēs tev izvairīties no sarežģītām situācijām iekšējā komunikācijā un ļaus vieglāk atrisināt problēmas, ja tādas rodas.
4.Izturies pret piegādātājiem kā pret labākajiem draugiem
Kā biroja piederumu sagādniecei tavās interesēs ir veidot stabilas un abpusēji izdevīgas attiecības ar preču piegādātājiem. Ja tu gaidi lojalitāti no viņiem, arī tev nepieciešams parādīt, ka vēlies uzturēt labas attiecības – tas ir priekšnoteikums, lai saņemtu pakalpojumus izcilā kvalitātē.
5. Esi pozitīva!
Tas šķiet pašsaprotami, taču dažreiz mēs aizmirstam, ka smaids vai atjautīga piezīme var atrisināt sarežģītas situācijas. Humors, smaids un pozitīva attieksme ir laba stratēģija, lai pārvarētu dažādas problēmas, kas rodas biroja ikdienā. Kā biroja vadītājai tev ir liela iespēja noteikt toni birojā, un, ja cilvēki varēs paļauties uz tavu profesionalitāti, viņi mazāk raizēsies un apņēmīgāk veicinās pozitīvu darba vidi.
Atgādinām, ka pašlaik turpinās pieteikšanās konkursā “Latvijas labākā biroja administratore 2015”. Pieteikt dalību var gan pašas dalībnieces, gan kolēģi un draugi Galvenā : Labākā biroja administratore/-s 2015 līdz pat 3. maijam.
