Daži ieteikumi e-pasta efektīvai lietošanai

Nesāciet dienu ar e-pastu lasīšanu! Padomājiet, cik bieži Jūs no rītiem izlasiet visus saņemtos e-pastus, sākat satraukties un tā arī nevienam neatbildat uzreiz, jo galva ir pārbāzta ar dažāda rakstura informāciju?! Ja ir būtiski pavirzīt procesus, iesaistot ārpus organizācijas esošus cilvēkus vai kolēģus no citām filiālēm vai struktūrvienībām, protams, informējiet viņus – nosūtiet e-pastu vai balss ziņu! Īpaši steidzamos un būtiskos gadījumos labāk gan būtu sazvanīt attiecīgo cilvēku, tādējādi arī uzreiz saņemot atgriezenisko saiti! Kāds labums, ja fiziski darīsiet ko citu, bet domās tikai un vienīgi apsvērsiet sadarbības partnera, kolēģa vai klienta atbildes reakciju?! Tātad – neķerieties pie e-pastu lasīšanas, kamēr neesat pabeiguši vismaz pāris nopietnāku uzdevumu!

Ievērojot darba specifiku un attiecīgi darbinieka brīvības pakāpi pienākumu veikšanas metožu izvēlē, jāsaka, ka būtu ieteicams pašam priekš sevis ieviest e-pasta stundas. Būsim jau nu reālisti, „degošas” lietas e-pastā nerisina, vismaz bez īpašas norādes par ļoti būtisku un steidzamu jautājumu! Attiecīgi e-pasta iesūtītājam stunda neko nemainīs, bet Jūsu saraustītās uzmanības dēļ darba produktivitāte var tikt būtiski ietekmēta, turklāt negatīvi satraucoties par e-pastā izlasītām neskaidrām lietām vai saņemtiem simts jauniem darba uzdevumiem.

Kā jau iepriekš esam minējuši, organizācijā ir jāpalielina cilvēcisko kontaktu skaits, attiecīgi izlasot šķietami uzbrūkošu vai vienkārši neskaidru e-pastu, nesteidziet „atcirst pretī”, bet drīzāk vienojieties par klātienes tikšanos, lai izrunāto neskaidro! Netērējiet savu laiku agresīvām pretreakcijām!

Protams, ne jau vienmēr var operatīvi noorganizēt klātienes tikšanos, tomēr sarežģījumi ir jārisina pirms tie nav samilzuši dižķibelēs, tādēļ lieti noder informācijas tehnoloģijas. Strukturējiet savu informāciju e-pastā, piemēram, „esošās situācijas izklāsts” (ko var sistematizēt vēl precīzāk, piemēram, „ieguvumi”, „iespējas”, „problēmas”), „precizējošie jautājumi”. Izklāstiet savu informāciju pa punktiem „1, 2, 3” utt. Tā arī e-pasta saņēmējam būs vieglāk orientēties informācijā, neskatoties uz tās apjomu! Turklāt Jums, saņemot atkārtotu e-pastu ar atbildi, būs vieglāk izsekot, vai esat saņēmuši visu nepieciešamo informāciju turpmākās darbības īstenošanai. Vēl noteikti neaizmirstiet sūtītajam e-pastam norādīt tematu (subject), tas palīdzēs gan Jums, gan saņēmējam strukturēt Jūsu e-pastus. Ir vērts arī padomāt un savstarpēji vienoties par atslēgas vārdiem.

Nevajadzētu arī aizmirst izpētīt visas Jūsu e-pasta pārlūkprogrammas piedāvātās iespējas – saņemto e-pastu šķirošana, svarīgo e-pastu izcelšana, mapju veidošana e-pastu strukturētai glabāšanai, kā arī iespēja bloķēt vēstules no nevēlamajiem sūtītājiem.

E-pastos nav ieteicams „izplūst romānos”. Ir skaidrs, ka cilvēka uztvere notrulinās, lasot garus, monotonus stāstus. Tiek palaists kaut kas garām, varbūt tieši tas būtiskākais. Saprotiet, ko Jūs vēlaties panākt un konstruktīvi ejiet uz šo mērķi.

Neiesaistiet sarakstē trešās personas bez nepieciešamības. Praksē bieži sastopams gadījums ir tiešā vai pat „lielā” priekšnieka piesaistīšana e-pastu sarakstei. Priekšnieka pievienotāja motīvs ir procesa virzības parādīšana vadītājam, savukārt tiešais sadarbības partneris, it īpaši kolēģis, to var uztvert aizvainojoši. Turklāt ja vēl e-pastā ir norādīts par neizdarītiem uzdevumiem, ticiet, arī Jūsu kolēģis nepaklusēs un norādīs uz Jūsu nepilnībām, kas beigu beigās var kalpot par pamatojumu vai attaisnojumu nepadarītajam. Vēlreiz jāatgādina – saprotiet, ko Jūs vēlaties panākt un konstruktīvi ejiet uz šo mērķi.

Ja vienam un tam pašam cilvēkam ir jānosūta dažāda rakstura informācija, piemēram, saistīta ar diviem dažādiem projektiem, sadaliet šo informāciju divos e-pastos, katram e-pastam piešķirot atbilstošu tematu! Atkārtoti jāatgādina, ka ir vērts arī padomāt un savstarpēji vienoties par atslēgas vārdiem.

Ja ir iespējams, maziniet darba spriedzi ar neformālās komunikācijas devu – apjautājieties, kā otrs jūtas, pieminiet pats savu pozitīvu emociju raisošu piedzīvojumu. Novēliet produktīvu darba dienu vai brīnumainas brīvdienas. Nekautrējieties pasmaidīt! Un vienmēr pasakiet paldies par otra ieguldīto laiku un darbu abpusējas sadarbības ietvaros!

SIA „Mācību un konsultāciju centrs ABC”