Biroji bez papīra – mīts vai realitāte?
Ja dabas stihija – ugunsgrēks vai plūdi – izpostītu papīra formā glabāto dokumentāciju, 70% uzņēmumu bankrotētu trīs mēnešu laikā. Labs risinājums, lai nodrošinātos pret šādām katastrofām, ir saprātīga biznesa digitalizēšana, uzskata platformas “BiSMART” eksperts, „OpusCapita” Pārdošanas direktors Alvis Dimitris.
Digitāli glabāti dokumenti pēc nelaimes gadījumiem ir daudz vieglāk atgūstami, tādējādi ir skaidrs, ka, domājot par „bezpapīra” biroju, uzglabātās informācijas drošībai ir tikpat liela nozīme kā iespējai ietaupīt un palielināt darba ražīgumu.
Ieguvumi no elektroniskās dokumentu aprites jeb „bezpapīra” biroja būs viena no tēmām, par kurām tiks runāts platformas „BiSMART” meistarklasē „Uzņēmuma „Naudas koks” – kā to pārvaldīt un vadīt?”, lai meklētu veidus biznesa efektivitātes uzlabošanai.
Iedomāsimies situāciju: uzņēmums katru darba dienu apkalpo simtiem klientu un izraksta tūkstošiem pavadzīmju, kas vakarā tiek sakrautas kastītēs un arhivētas. Ja rodas nesaskaņas par kādu pasūtījumu un jāpārbauda piegādes, cilvēkam arhīvā nākas pārskatīt ļoti daudz papīru un cerēt, ka visas vajadzīgās pavadzīmes patiešām tajā atrodas. Ja dienas beigās pavadzīmes tiek fotografētas, attēli indeksēti un glabāti elektroniski, tad visu vajadzīgo informāciju var atrast daudzkārt ātrāk, palielinot darba ražīgumu pat vairākus desmitus reižu.
Rēķinu izrakstīšana, tāpat kā līgumu slēgšana ir dažas no tām jomām, kur ir iespējams atbrīvoties no papīra teju pilnībā. Digitālie dokumenti ir vienkāršāk uzglabājami, vieglāk sameklējami un nosūtāmi nekā papīra formas. Turklāt to aprite ir daudz lētāka. Pāriešana uz elektroniskiem dokumentiem, atkarībā no biznesa veida, patiešām var uzlabot darba ražīgumu līdz pat 50 reizēm.
„Pirmajā mirklī šķiet – cik gan var izmaksāt drukāšana? Papīrs ir lēts. Taču aprēķini atklāj, ka vidēji lielā vai lielā uzņēmumā drukāšanas sistēmas patērē apmēram 10% no visas elektroenerģijas. Ja biznesam ir aktīva sarakste ar klientiem, tad vēstuļu šķirošana un piegāde palielina šīs sfēras izdevumus teju par piekto daļu. Tādējādi digitalizācijas ieguvumi ir acīmredzami,” atzīst „OpusCapita” Pārdošanas direktors.
Arī Latvijā aizvien vairāk uzņēmumu attiecības ar klientiem veido digitāli, elektroniski sūtot rēķinus un ļauj šādi parakstīt līgumus. Tomēr, pēc ekspertu atzinuma, digitālo dokumentu apriti kavē neveiklais e-paraksts: tā lietošana ir pietiekami sarežģīta, lai privātais sektors to izmantotu nelabprāt. Proti, joprojām mazāk galvassāpju ir līgumu izdrukājot, parakstot un nosūtot pa pastu, nekā „buroties” ap e-parakstu.
100% „bezpapīra” birojs ir mīts, kas nekad nepārvērtīsies realitātē, taču apzināta un plānveida virzība uz papīra dokumentu skaita samazināšanu var dot gan nopietnus ekonomiskus ietaupījumus, gan celt darba efektivitāti, gan demonstrēt Jūsu uzņēmuma „zaļo domāšanu”, kas pēdējā laikā tiek novērtēta arī Latvijā.
Tomēr ir vērts sākt palēnām – vispirms digitalizējiet vienu jomu, izvērtējiet ieguvumus un problēmas, un tad ķerieties klāt nākamajai. Arī darbiniekiem ir jāpieņem izmantoto tehnoloģiju maiņa un jāsaredz praktiski labumi. Jāatceras arī tas, ka vienmēr būs cilvēki, kuriem patīk papīrs, tādēļ tie lieto drukātus dokumentus – prezentācijas, līgumus vai ko citu.
Trešdien, 2.decembrī „Bellevue Park Hotel Riga” norisināsies „BiSMART” organizētā meistarklase „Uzņēmuma „Naudas koks” – kā to pārvaldīt un vadīt?”. Tajā varēs uzklausīt ekspertu padomus un pieredzē balstītus stāstus par to, kā gudra biznesa pārvaldība un piemērotas biznesa tehnoloģijas ļauj ietaupīt naudu, vairākus desmitus reižu palielināt darba ražīgumu un rezultātā – turēties līdzi laikam.
