Četri jautājumi, uz kuriem jāatbild darba devējam un darbiniekam, sākot strādāt ārpus biroja
Tehnoloģijas ir radījušas iespēju strādāt no jebkuras vietas, kur vien pieejama elektrība un internets. Attālinātajam darbam ir daudz ieguvumu un tas var kļūt par veiksmes atslēgu biznesam, bet pirms lēmuma pieņemšanas Latvijas Informācijas un komunikācijas tehnoloģijas asociācijas (LIKTA) un nozares vadošo uzņēmumu dibinātā kustība “Loģiskā atlase” aicina darba devējus un darbinieku pārbaudīt, vai darbs ārpus biroja ir jums piemērots un esat tam gatavi.
“Zināmākie attālinātā darba ieguvumi darba devējam ir pat par 60% lielāka darbinieku lojalitāte un iespēja optimizēt uzņēmuma tehniskās izmaksas. Savukārt darbiniekiem tie ir sabalansēta darba un privātā dzīve, mazāk stresa un ietaupīts ceļā pavadītais laiks. Mēs dzīvojam tikai vienu dzīvi, nevis divas – vienu darbā un otru mājās, tehnoloģijas palīdz to ērti organizēt,” stāsta Mikus Ozols, Telia Latvija izpilddirektors.
1. Kā es, darba devējs, nodrošināšu piekļuvi dokumentiem? Kā es, darba ņēmējs, turēšu tos kārtībā?
Darba devējam: Pilnvērtīgam attālinātajam darbam ir vajadzīga piekļuve tai pašai informācijai, ar kuru darbinieks strādā birojā. Piemēram, ir jābūt pieejai klientu datu bāzei, dokumentu vadības sistēmai – vienkāršākajā variantā, bet mūsdienīgākajā versijā būtu jābūt iespējai virtualizēt darbinieka biroja datora darba virsmu.
Darbiniekam: Strādājot ārpus biroja un izmantojot attālināto piekļuvi datiem, ir jāstrādā sistēmā jeb attālinātajā pieejā. Pretējā gadījumā, ja dokumenti tiks veidoti un rediģēti uz mājas darba virsmas datora, sūtīti e-pastos vai kopēti zibatmiņā, kolēģi nevarēs piekļūt aktuālajai dokumentu versijai, pašam darbiniekam būs grūti atrast, kur saglabāta pēdējā versija, turklāt tā tiek apdraudēta datu drošība.
2. Kā man, darba devējam, nepazaudēt kontaktu ar darbinieku? Kā man, darbiniekam, neizkrist no informācijas aprites?
Darba devējam: Lai nodrošinātu regulāru saziņu ar darbinieku, būtu jāvienojas par noteiktu laiku, kas pieejams komunikācijai un darba jautājumu kārtošanai. To organizēt var palīdzēt tehnoloģijas, piemēram, elektronisks kalendārs – tādējādi vadītājs varēs ērti noskaidrot darbinieka pieejamību un arī respektēt viņa laiku, jo darbs ārpus biroja nenozīmē, ka darbiniekam jābūt pieejamam 24/7.
Darbiniekam: Lai, strādājot ārpus biroja, saziņa ar kolēģiem, darba devēju un klientiem netiktu traucēta, darbiniekam ir jābūt sasniedzamam un jāseko līdzi aktivitātēm vismaz vienā komunikācijas kanālā – e-pastā, Skype, korporatīvajā čatā u. tml. Tāpēc darbiniekam jārūpējas, lai vajadzības gadījumā varētu pieslēgties internetam – tam noderēs publiskie bezmaksas WiFi punkti, ievērojot piesardzību ar sensitīviem datiem (piemēram, izmantojot https interneta lapas vai VPN pieslēgumu), vai mobilais internets. Tāpat darbiniekam ir jābūt atvērtam izmantot dažādas attālinātā darba formas – elektronisko kalendāru, konferenču zvanus, video sanāksmes u. tml.
3. Kā es, darba devējs, zināšu vai darbinieks tiešām strādā? Kā es, darba ņēmējs, varēšu mobilizēties darbam?
Darba devējam:
Darbinieka paveikto var mērīt pēc rezultātiem, bet tie nevar atspoguļot visu darba apjomu. Kontrolei un plānošanai noderēs dažādi tehnoloģiju risinājumi. Piemēram, ar projektu vadīšanas programmu tiešsaistē iespējams nodot detalizētus darba uzdevumus, uzstādīt atgādinājumus to izpildei un sekot līdzi, cik daudz laika tai tiek veltīts.
Darba ņēmējam:
Ievērot pašdisciplīnu mājās palīdzēs klusas darba telpas iekārtošana, bet saprast, kur „pazūd” laiks – dienā veikto aktivitāšu un tām veltītā laika piefiksēšana, turklāt vēlams laika uzskaites sistēmā, nevis blociņā. Automatizētās sistēmas palīdzēs sekot līdzi, kā tiek tērēts laiks, kā to efektīvāk pārvaldīt un arī palīdzēs mobilizēties.
4. Kā es, darba devējs, varēšu nosargāt sava uzņēmuma datus? Kā datu drošība attiecas uz mani, darbinieku?
Darba devējam:
Lielbritānijā veiktā pētījumā secināts, ka 90% uzņēmumu, kas zaudējuši datus, bankrotē divu gadu laikā. Dati būs drošībā, ja izmanto tehnoloģiju iespējas, piemēram, glabā datus mākonī, mobilajām ierīcēm izmanto drošības un pārvaldības risinājumu, seko līdzi aktualitātēm drošības jautājumos. “Iespējamība, ka noplūdīs dzīvoklis vai datoram uzkritīs svecīte un tas aizdegsies, ir daudz lielāka, nekā tas, ka informācija varētu pazust no mākoņa vai mobilā telefona ar drošības risinājumu,” papildina M. Ozols.
Darba ņēmējam:
Regulāri strādājot ārpus biroja, ir jāizmanto uzņēmuma ierīce, piemēram, dators vai jāpārrunā privātās ierīces lietošana ar uzņēmuma IT speciālistu. Ja darbinieks strādās no privātā datora, kas inficēts ar vīrusiem vai izmantos neaizsargātu interneta tīklu, darba dokumenti var tikt apdraudēti. Ja darbinieks strādā ar mobilo iekārtu (planšetdatoru, telefonu), tad tai noteikti jāuzstāda iekārtas drošības risinājums. Turklāt, strādājot no mājām ir jāievēro tie paši e-drošības noteikumi, kas birojā – ja neesi pārliecināts, ka labi pārzini tos, pārvaicā IT kolēģiem.
