Kā visefektīvāk cīnīties ar „laika zagļiem” birojā un biznesā
Aprēķināts, ka nelietderīgi pavadītas darba dienas jeb t.s. „laika zagļi” biznesam gadā izmaksā daudzus miljonus eiro, tādēļ ir vērts veltīt pietiekamas pūles efektivitātes uzlabošanai, uzskata platformas “BiSMART” eksperti.
Tā, piemēram, ASV Algu asociācija (USA Payroll Association) aprēķinājusi, ka vidējais darbinieks ik nedēļu nelietderīgi iztērē četras stundas un piecas minūtes. Ja uzņēmums ar to necīnās, tad šādi izšķiestās darba stundas var izmaksāt līdz pat 7% no strādājošo atalgojumam atvēlētajiem līdzekļiem.
Pārdomāta cīņa ar „laika zagļiem” ir viens no labākajiem paņēmieniem, kas ļauj uzlabot biznesa efektivitāti, tādēļ par to tika diskutēts arī platformas „BiSMART” rīkotajā meistarklasē „Uzņēmuma „Naudas koks” – kā to pārvaldīt un vadīt?”.
Noskaidrojiet, kas īsti „zog laiku”. Vai tā ir darbinieku izklaidība, novecojušas vai neefektīvas tehnoloģijas, nepareiza darba organizācija? Birojā lielākie „laika zagļi” visbiežāk ir nepietiekami organizēta dokumentu aprite, garas telefonsarunas, negaidīti apmeklētāji, slikti organizētas sapulces, kā arī pārāk liela koncentrēšanās nebūtiskiem sīkumiem. Taču biznesā visbiežāk netiek efektīvi izmantotas tehnoloģijas vai to vienkārši trūkst.
„IBM veiktā globālā uzņēmumu un struktūrvienību vadītāju aptauja atklāj, ka viena no svarīgākajām finanšu vadītāju rūpēm ir optimāla budžeta izveidošana un prognozēšana. Ieviešot un lietojot piemērotus tehnoloģiskos risinājumus, efektivitāti var uzlabot pat par 42%,” atzīst „IBM Latvija” vadītājs Edijs Tanons. Vēl finanšu vadītāji domā un uztraucas par informācijas integrāciju visā uzņēmumā, biznesa sasniegumu mērīšanu un kontroli, kā arī iespējām sniegt savu ieguldījumu stratēģiju izstrādē, secināts IBM veiktajā aptaujā.
Lietojiet tehnoloģijas, kuras palīdz labāk organizēt darba laiku un procesus.
Tehnoloģijas padarīs jūsu darbu vieglāku un radīs lielāku biznesa elastību, kas ļaus vieglāk pielāgoties mainīgajai videi. Eksperti iesaka biznesā izmantotās metodes mainīt pamazām, pretējā gadījumā cerēto uzlabojumu vietā iegūsiet haosu. Uzlabojiet tikai vienu vai divas lietas, piemēram, pagaidiet, kamēr jaunās tehnoloģijas tiek pieņemtas un tad turpiniet.
Piemēram, „JUST Bar” atverot vasaras terasi „JUST Cafe” nolēma neieguldīt naudu stacionārā videonovērošanā, bet izmēģināt mākonī balstītu sistēmu. Īpašniece Inese Zumente stāsta, ka pārliecinājusies par to, ka novērošanas sistēmas uzstādīšana un uzturēšana nav ne dārga, ne sarežģīta, ne laikietilpīga.
„„Cloudy Cam” mobilā pārvaldība ļauj nekavējoties būt informētiem par biznesam kritiskiem momentiem un pieņemt ātrus lēmumus Tā, naktī saņemts brīdinājums mobilajā telefonā par intensīvu kustību terases zonā ļāva pietiekami ātri novērst vētras apgāzta objekta radītos bojājumus. No rīta mēs bijām gatavi uzņemt vērienīga banketa viesus,” atzīst Zumente. Būtiski ērtāk ir kļuvis risināt arī ikdienas situācijas, piemēram, var viegli identificēt terasē aizmirsto mantu īpašniekus, jo video ierakstus mākonī var sameklēt pavisam ātri, turklāt no jebkuras ierīces jebkurā vietā un laikā.
Padariet cīņu ar „laika zagļiem” par biroja kopējo lietu. Privāti e-pasti, ieskatīšanās sociālajos tīklos, aizpļāpāšanās pie kafijas automāta – tā ir ikvienam zināma biroja ikdiena, kas patiesībā „nozog” gana daudz vērtīgā darba laika. Eksperti uzskata, ka haosu lielā mērā rada arī tendence, ka īsti nerespektējam citu cilvēku laiku. Tādēļ, iespējams, vislabāk ir visiem kopā apsolīt Ziemassvētku vecītim mazāk nodarboties ar blakus lietām, tā palielinot darbošanās efektivitāti birojā.
Rūpējieties par to, lai arī pats efektīvi izmantotu laiku
Vislabākais palīgs efektīvai laika plānošanai ir saprātīgi uzturēts personiskais kalendārs un ļoti detalizēts darāmo darbu saraksts. Darba dienas sākumā patiešām ir vērts pārskatīt darāmo darbu sarakstu un labot to atbilstoši aktuālajai situācijai. Tāpat eksperti iesaka rūpīgi nodalīt steidzamos darbus no svarīgām lietām. Un neaizmirstiet par dzīvi ārpus darba – mēs bieži vien esam tik aizņemti, ka, piemēram, svētki var uzkrist kā sniegs uz galvas.
Trešdien, 2.decembrī „Bellevue Park Hotel Riga” norisinājās „BiSMART” organizētā meistarklase „Uzņēmuma „Naudas koks” – kā to pārvaldīt un vadīt?”. Tajā varēja uzklausīt ekspertu padomus un pieredzē balstītus stāstus par to, kā gudra biznesa pārvaldība un piemērotas biznesa tehnoloģijas ļauj ietaupīt naudu, vairākus desmitus reižu palielināt darba ražīgumu un rezultātā – turēties līdzi laikam.
